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Crea-SP - Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Estado de São Paulo

 

nº 1586/13 - 26 de dezembro de 2013

 
   
  CREA-SP INFORMA  
 

SUPGES realiza mais uma fase de treinamento do Web Atendimento
Grupo de funcionários prepara-se para “Operação Assistida”
junto aos profissionais

Cinquenta funcionários treinados na primeira fase.
Até final de março mais 150 estarão habilitados.

Nos dias 16 e 17 últimos a Superintendência de Gestão Estratégica do Crea-SP (SUPGES) realizou no auditório da Sede Angélica mais uma fase de preparação de funcionários para operação do Web Atendimento, conceito que vem sendo trabalhado na atual gestão visando à meta de Papel Zero dentro do Conselho, com a implementação de serviços de atendimento pela Internet aos profissionais e empresas registrados na Autarquia.

Nesta fase cinquenta funcionários participaram do treinamento – acesse aqui a lista dos participantes –, que já em janeiro estarão aptos a prestar suporte aos serviços online de Registro de Profissionais – neste caso, os novos profissionais recém-egressos de seus cursos na área tecnológica. Esse tipo de suporte está sendo chamado de “Operação Assistida” e consiste na abordagem dos profissionais, nas mais diversas unidades do Crea-SP, a fim de auxiliá-los na obtenção de seus documentos via online. Em fevereiro o mesmo grupo de treinandos estará trabalhando em operações assistidas para Registro de Empresa e, em março, para Acervo Técnico.

Segundo a SUPGES, “desses 50 funcionários cerca de 15 deles começarão 2014 atuando em operações assistidas nas Unidades de Gestão de Inspetoria (UGIs) da Grande São Paulo, e mais 11 especificamente na UGI Oeste. Além disso, teremos outros15 nas UGIs do Interior e Litoral, atendendo todas as nossas Unidades de Inspetoria”. Depois dessas experiências presenciais realizadas diretamente com os profissionais, com orientações passo a passo sobre os procedimentos de Registro de Profissional, os demais Serviços Online do Crea-SP serão disponibilizados até final de março, quando mais 150 funcionários já terão sido preparados para lidar com o novo sistema.

Web Atendimento: breve histórico

Após a dura experiência de transição do sistema CREANet (a obsolescência do antigo sistema, “Bull”, que perdurou por vinte anos, implicou uma série de problemas na migração dos dados para o novo sistema), um novo contrato de licitação permitiu ao Crea-SP a concepção do projeto Web Atendimento, que, basicamente, deverá aperfeiçoar os serviços públicos prestados pelo Conselho com a utilização de tecnologias avançadas disponíveis no mercado que beneficiem a concepção de formulários eletrônicos, a digitalização e gestão eletrônica de documentos e a automatização dos fluxos de atendimento; melhorar o funcionamento do sistema CREANet, implantado há um ano, integrando-o com o sistema que está sendo desenvolvido para o lançamento do Web Atendimento; reduzir a presença desnecessária dos profissionais e representantes de empresas nas dependências do Crea-SP (quando o serviço, de acordo com a tendência mundial, pode ser prestado via Internet); reduzir o tempo de atendimento aos profissionais e empresas propriamente dito (virtual ou presencial); dotar os serviços de Web Atendimento com recursos de infraestrutura que garantam sua disponibilidade, confiabilidade, escalabilidade, conectividade e segurança por meio da hospedagem em Data Center; e expandir, assim que necessário, as soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para todas as unidades do Crea-SP, com aplicações específicas para cada área organizacional, como, por exemplo, a Fiscalização e o Colegiado, visando a acelerar a entrega dessas aplicações à área usuária.

O projeto hoje

O projeto Web Atendimento vem sendo desenvolvido em duas frentes de trabalho: a Operacional e a Executiva. A Frente Operacional cuida do desenvolvimento do projeto, definindo fluxos de negócios, fazendo levantamento de requisitos, desenvolvendo aplicações, introduzindo melhorias no CREANet e treinando funcionários para o trabalho com o novo sistema. Além disso, a Frente Operacional ainda cuida da Infraestrutura do novo sistema (Data Center, Link de Comunicação e Suporte) e da Digitalização de Documentos.

A Frente Executiva se encarrega da gestão do projeto, envolvendo o Gerente do Departamento de Informática do Crea-SP, o Gerente do Projeto, o Gerente da Fábrica de Software, a SUPGES e ainda as Superintendências de Fiscalização (SUPFIS) e de Colegiados (SUPCOL), que realizam reuniões periódicas para monitoramento, avaliação e tomada de decisões acerca do andamento do projeto.

A operação assistida

A SUPGES prevê três tipos de situações que poderão ocorrer durante as operações assistidas. No Cenário nº 1 o profissional será atendido em separado. Ele mesmo, concordando em participar desta nova forma de atendimento, fará todo o preenchimento dos formulários eletrônicos, em equipamento disponibilizado na Unidade do Crea-SP, com acompanhamento do funcionário treinado, que o auxiliará em todas as atividades necessárias. No Cenário nº 2 o funcionário do Crea-SP recolhe os documentos do profissional e procede ao preenchimento e digitalização dos formulários eletrônicos referentes à demanda, encaminhando posteriormente orientações por e-mail, para pagamento de boleto, troca de senha e edição de pergunta secreta. E no Cenário nº 3, em que o profissional se recusa a participar do aprendizado, ou em caso de problema com o sistema (fora do ar, por exemplo), o funcionário lança mão dos meios atualmente empregados (papel).

Erick Mendes, Gerente do Departamento de Informática;
Marina Janelli, da Unidade de Planejamento e Desenvolvimento;
e Emílio Carlos Pelegrini Martim, Superintendente de Gestão Estratégica.

Mudanças para melhor

A psicóloga Renata Semensato Pereira de Godoy, Gerente do Departamento de Gestão de Pessoal, proferiu palestra para o grupo de treinandos do Web Atendimento, enfatizando a necessidade de reflexão por parte de cada um dos envolvidos. Afinal, toda vez que uma organização é instada a mudanças de procedimentos e cultura é natural que o corpo funcional em princípio fique apreensivo a respeito do processo. Caberá, portanto, ao senso comum apreender a mensagem de que as mudanças no atendimento ao público dentro do Crea-SP virão para ficar, em benefício de todos – profissionais, funcionários e o Conselho como instituição.

Renata Godoy, Gerente do DGP: reflexões sobre mudanças.
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